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04/12/2014

ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER

Offre d'emploi en Côte D'Ivoire

A lire : Comment postuler aux offres d'emploi sur les blog

MEASURE EVALUATION PHASE IV PROJECT
RECRUTE
ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER

DESCRIPTION DU POSTE

POSTE : Assistant Administratif et Financier

LIEU : Abidjan, Cote d'Ivoire

DURÉE : 1 an renouvelable

SUPERVISEUR : Responsable Administratif et Financier, MEASURE Evaluation/Cote d'Ivoire

Responsabilités spécifiques comprennent, mais sans s'y limiter, ce qui suit:

  • Maintenir le calendrier des activités du projet y compris les voyages et la visites planifiés du personnel et autres réunions et rappeler l'équipe des événements à venir.
  • Mettre en place et gèrer les fichiers du projet, la documentation du projet et autres ressources électroniques. Organiser les matériels techniques de l'équipe pour les retrouver facilement
  • Coordonner avec le personnel du projet, les finances et les opérations du staff afin d'obtenir à temps les pièces justificatives nécessaires à l'appui logistique du programme.
  • Aider à la planification et la mise en oeuvre des formations, des ateliers, des réunions et des événements similaires, y compris l'organisation logistique et voyage, préparation des budgets, assurant la livraison des invitations, faciliter les avances et le paiement des per diem
  • Aider à la coordination du voyage pour le personnel technique du programme, du personnel international et consultant ; les assister dans la préparation et les processus d'élaboration de rapport de des dépenses. Cela comprend des arrangements de voyage, réservations d'hôtel et de la logistique, tels que les indemnités journalières de subsistance, l'autorisation de la mission de l'USAID et visas.
  • S'assurer que les informations sur les formations et les participants sont correctement recueillis pour chaque événement

Comptabilité

  • Assurer un système de remplissage précis pour tous les documents financiers à temps.
  • Préparer & traiter les bordereaux (vouchers) et les chèques.
  • Contrôler les bordereaux (vouchers) de paiement pour vérifier la complétude et l'exactitude.
  • Procéder aux commandes pour les achats locaux
  • Faire le rapprochement bancaire.
  • Suivre la transmission des rapports des avances et dépenses.
  • Faciliter le suivi des soldes anticipés.
  • Préparer rapprochements des créanciers
  • Examen des factures pour vérifier la précision et l'utilisation appropriée des fonds.
  • Aider à la préparation des documents d'audit.
  • Aider à la préparation des rapports financiers.
  • Aider à assurer l'USAID et d'autres donateurs règlements financiers sont suivies.
  • Aider à la saisie des données pour le système comptable et financier.

Qualifications

  • Minimum d'un diplôme en gestion d'entreprise / administration / gestion de projet ou dans un domaine pertinent
  • Minimum 3-5 ans d'expérience de travail est requis
  • Expérience avec les projets financés par l'USAID et/ou PEPFAR
  • Expérience dans le soutien logistique aux activités de formation et autres conférences
  • Excellente compétences en communication et rédaction de rapport
  • Bonnes compétences en résolution de problèmes et la capacité de prendre l'initiative
  • Personnalité extravertie, patience, souplesse
  • Capacité à travailler sous pression
  • Connaissance des écritures comptables, les procédures bancaires, des systèmes de classement financières
  • Excellente capacité mathématique et comptable.
  • Discrétion et discipline.
  • Honnête et fiable.
  • Excellent niveau en Français et Bon niveau professionnel de l'Anglais
  • Compétences informatiques de base (Outlook, Word, Excel)
  • Compétences avancées dans Quick Books,

Les candidats intéressés devront envoyer une lettre de motivation et un CV au plus tard le 2 Décembre 2014 à : recrutmeasurejsi@gmail.com Date de prise de fonction : 15/12/2014

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